D52


Opatření děkana č. D 52

SPISOVÝ ŘÁD

 V souladu s příslušnými právními předpisy a Opatření prorektora R 189 ze dne 5. ledna 2012 vydávám toto Opatření.

I.

Předmět úpravy

Toto Opatření řeší výkon Spisové služby na Přírodovědecké fakultě JU (dále jen PřF JU).

II.

Činnost a organizace podatelny PřF JU

  1. Provozní doba:
    6:30 – 11:00
    13:00 – 14:30

  2. Předání zásilek na podatelnu
    • Zásilky k odeslání ve dni shodném s datem předání na podatelnu přijímá podatelna do 10:30 hod.
    • Požadavek na odeslání jednotlivé nebo hromadné zásilky ve dni shodném s datem předání na podatelnu, který vznikne po 10:30 hod., si zajistí pracovníci sami. Doklad o zaplacení poštovného předkládá zaměstnanec k vyúčtování na pokladnu PřF JU.

  3. Informace
    Požadavek na odeslání hromadné korespondence je odesílatel povinen předem projednat s pracovníkem podatelny.
    Požadavek na odeslání jednotlivé nebo hromadné zásilky ve dni shodném k datu předání na podatelnu, pokud bude zásilka podána na podatelnu mezi 10:30 – 11:00 hod., bude řešen individuálně.
    Každý útvar PřF má přidělenu samostatnou přihrádku pro příjem.

  4. Interní zásilky JU
    Zásilky z PřF JU adresované na jednotlivé součásti JU předává odesílatel nebo jím pověřený pracovník osobně zaměstnanci podatelny v provozní době podatelny.
    Zaměstnanec podatelny PřF JU tyto zásilky předá do podatelny Rektorátu, kde má každá součást JU vlastní přihrádku.

III.

Činnost a organizace spisoven PřF JU

  1. Spisovny

    Název

    Místnost

    Popis umístění

    Pověření vedením spisovny

    Zástup

    Spisovna I  S1

    000900004

    Budova AV, přízemí místnost P4

    Jitka Skalková

    Hana Kabelová

    Spisovna I  S2

    010103004

    Budova A, 3. podlaží místnost 404

    Jitka Skalková

    Hana Kabelová

    Spisovna studijní oddělení  SO

    010101011

    Budova A, 1. podlaží místnost 212B

    Ivana Voldřichová

    Bc. Eva Hlavničková

    Přístup do spisovny má pouze zaměstnanec pověřený vedením spisovny a jeho zástup či jeho nadřízený.
    Ostatní zaměstnanci pouze v jejich přítomnosti.

  2. Ukládání dokumentů
    Všechny vyřízené spisy a jiné dokumenty jsou po dobu trvání skartační lhůty uloženy ve spisovnách PřF JU.
    Dokumenty předávané do spisoven musejí být uloženy v ukládacích obalech (archivních krabicích, kartonech, balících či pořadačích). Předávající opatří ukládací obal těmito údaji (vzor štítku viz Příloha č. 1):
    • název předávajícího útvaru
    • pořadové číslo/ číslo útvaru ve spisovně
    • stručné označení obsahu
    • spisový znak
    • rok vzniku
    • skartační znak a lhůta

 

Dokumenty a spisy jsou ukládány do spisovny na základě Předávacího protokolu – viz Příloha č. 2. Předávací protokol vyhotoví předávající ve dvou výtiscích a současně jej přepošle elektronicky pracovníkovi pověřenému k provádění skartačního řízení na PřF JU. Pracovník spisovny přezkoumá, zda ukládaný dokument nebo spis je úplný a je v souladu s obsahem předávacího protokolu.

Zapůjčení dokumentu ze spisovny se musí evidovat v knize označené Evidence výpůjček dokumentů – viz Příloha č. 3. Tato evidence musí být vedena v každé spisovně PřF JU a pracovník spisovny zodpovídá za její správné vedení. Dokumenty ze spisovny se zapůjčují nejvýše na dobu 30 dnů. Archiválie se zapůjčuje jen ve výjimečných případech, jinak se poskytuje kopie. Předávání dokumentů vypůjčených ze spisovny dalším osobám není dovoleno bez řádného převodu výpůjčky.

IV.

Závěrečná ustanovení

Vedoucí pracovníci PřF JU jsou povinni seznámit se zněním tohoto Opatření své podřízené zaměstnance.

 

Opatření nabývá účinnosti dnem jeho vydání.  

České Budějovice, dne 9. ledna 2012

prof. RNDr. František Vácha, Ph.D.
Děkan PřF JU

Příloha: č. 1    Štítek pro archivaci

              č. 2    Předávací protokol pro uložení dokumentů do spisovny

              č. 3    Evidence výpůjček

PDF   dodatek č. 1   dodatek č. 2    příloha č. 1