Opatření děkana č. D132

o Veřejném ochránci práv fakulty

Verze 1 ve znění ze dne 30. prosince 2025

Článek 1
Zřízení funkce ombudsmana a její základní principy

1. Zřizuje se funkce Veřejného ochránce práv PřF JU (dále jen “ombudsman”), jakožto nezávislého orgánu, jehož posláním je chránit práva členů akademické obce a dalších osob působících na fakultě a přispívat k tvorbě bezpečného, inkluzivního a respektujícího prostředí na PřF JU.
2. Ombudsman vykonává svou funkci nezávisle a nestranně. Při své činnosti postupuje spravedlivě, důstojně, svědomitě a v souladu s dobrými mravy. Ombudsman není podřízen žádnému orgánu univerzity a nesmí přijímat pokyny od žádné osoby ohledně toho, jak má postupovat při šetření podnětů či jaké závěry má vydávat.
3. Nikdo nesmí být postihován, znevýhodněn ani diskriminován za to, že se obrátí na ombudsmana s podnětem či žádostí o pomoc. Všichni zaměstnanci a studující fakulty jsou povinni vytvářet podmínky pro to, aby osoby upozorňující na protiprávní či nevhodné jednání nemusely čelit odvetným opatřením.
4. Ombudsman dbá na důvěrnost informací. Je povinen zachovávat mlčenlivost o všech skutečnostech, které se dozví v souvislosti s výkonem své funkce, a to i po jejím skončení. Informace získané od oznamovatelů či svědků může sdílet pouze v nezbytném rozsahu za účelem prošetření podnětu uvnitř fakulty / univerzity, případně pokud je to nutné k ochraně práv a bezpečí dotčených osob. Pokud by prošetřovaný případ nasvědčoval spáchání trestného činu, ombudsman zváží informování orgánů činných v trestním řízení v souladu s právními předpisy.
5. Kontaktní údaje na ombudsmana (zejména e-mail a adresa pracoviště) jsou zveřejněny na veřejné části webových stránek fakulty, v sekci Sociální bezpečí. Ombudsman je k dispozici k osobní konzultaci v určený den nebo po předchozí domluvě a také prostřednictvím uvedených kontaktů.

Článek 2
Osobní působnost a působnost věcná

1. Na ombudsmana se mohou obracet se svými podněty všichni členové akademické obce PřF JU i ostatní zaměstnanci a dále osoby v obdobném postavení spojeném s fakultou (např. hostující studující a vyučující, účastníci programů celoživotního vzdělávání, uchazeči o studium či zaměstnání). Podnět jiné osoby (která nepatří do uvedených kategorií) může ombudsman přijmout k šetření, pokud se týká dění na fakultě a ombudsman uzná, že je to vhodné a účelné ve vztahu k poslání jeho funkce.
2. Ombudsman se zabývá podněty a problémy, které ohrožují nebo porušují práva členů komunity fakulty či zásady bezpečného a rovného prostředí na fakultě. Zejména je oprávněn prošetřovat podněty týkající se: šikany, sexuálního obtěžování či jiných forem genderově podmíněného obtěžování, diskriminace z důvodu pohlaví, rasy, národnosti, víry, zdravotního postižení či jiného znaku, nevhodného chování a narušování důstojnosti, nerovného zacházení se studujícími či zaměstnými osobami, střetu zájmů, nečinnosti či průtahů ze strany orgánů fakulty či univerzity, porušování právních předpisů nebo vnitřních předpisů fakulty či univerzity a dalších obdobných nežádoucích jevů.
3. V působnosti ombudsmana není prošetřování akademických sporů, které mají stanoven zvláštní postup dle zákona či vnitřních předpisů (např. přezkum rozhodnutí o nepřijetí ke studiu, disciplinární řízení vůči studujícím, hodnocení výsledků zkoušek apod.), ledaže osoba podávající podnět namítá nevhodné zacházení nebo systémový problém v rámci takového procesu. Ombudsman neposuzuje též podněty týkající se voleb do samosprávných akademických orgánů ani vědecké kvality rozhodnutí (k tomu slouží vědecké rady, habilitační komise apod.). Ochrana oznamovatelů v režimu zákona o ochraně oznamovatelů (whistleblowing) není tímto opatřením dotčena – pokud podnět naplňuje znaky oznámení podle uvedeného zákona, postupuje se dle něj, přičemž ombudsman může plnit funkci příslušné odpovědné osoby pro přijímání a vyřízení takového oznámení.

Článek 3
Jmenování ombudsmana, funkční období a zánik funkce

1. Ombudsmana jmenuje do funkce děkan fakulty na základě výsledku výběrového řízení. Výběrovému řízení předchází otevřená výzva, do níž se mohou hlásit kvalifikované osoby z řad externích zájemců. Výběrová komise jmenovaná děkanem je složena vyváženě ze zástupců studujících, akademických pracovníků, vedení fakulty, fakultního senátu a případně externích odborníků. Komise posoudí uchazeče zejména z hlediska jejich morální integrity, komunikačních schopností a zkušeností uvedených v odst. 3. Komise doporučí vhodné kandidáty děkanovi a Akademickému senátu.
2. Ombudsman je jmenován děkanem fakulty na základě výsledků výběrového řízení a po projednání v akademickém senátu fakulty.
3. Kandidátem či kandidátkou na funkci ombudsmana může být pouze osoba, která je vykazuje vysoké morální kvality a je důvěryhodná. Předpokladem je znalost prostředí vysoké školy a zkušenosti s agendou ochrany práv, řešení konfliktů, personalistiky, poradenství či mediace a vzdělání v oblasti psychologie nebo sociální práce. Výhodou je orientace v relevantních právních předpisech (zákoník práce, studijní předpisy, antidiskriminační právo apod.). Ombudsmanem nemůže být jmenována osoba v pracovně-právním vztahu s fakultou.
4. Funkční období ombudsmana je 3 roky. Táž osoba může vykonávat funkci ombudsmana nejvýše tři po sobě bezprostředně jdoucí období. Po uplynutí funkčního období končí výkon funkce k datu uvedenému ve jmenovacím dekretu. Není-li k tomuto datu jmenován ombudsman nový, stává se dosavadní ombudsman dočasně pověřeným výkonem funkce až do jmenování nástupce, nejdéle však na 6 měsíců.
5. Výkon funkce ombudsmana zaniká před uplynutím funkčního období:
   a) Písemnou rezignací ombudsmana adresovanou děkanovi (rezignace nabývá účinnosti dnem doručení, není-li v ní uvedeno pozdější datum).
   b) Odvoláním ombudsmana děkanem – odvolání je možné pouze po předchozím souhlasu Akademického senátu fakulty (nadpoloviční většinou všech hlasů). Děkan může navrhnout senátu odvolání ombudsmana, pokud ombudsman hrubě nebo opakovaně neplní povinnosti dle tohoto opatření, dopustil se závažného porušení právních předpisů či vnitřních předpisů univerzity, nebo byl pravomocně odsouzen za trestný čin. Odvolání musí být řádně písemně odůvodněno.
   c) Okamžikem, kdy ombudsman nastoupí do funkce, která je neslučitelná s funkcí ombudsmana dle čl. 4 odst. 1.
   d) Úmrtím ombudsmana.
6. V případě uprázdnění funkce ombudsmana (skončení či zánik funkce před uplynutím období) děkan neprodleně zajistí vyhlášení nového výběrového řízení či jiný způsob obsazení funkce dle odst. 1 a 2, aby došlo k obsazení funkce bez zbytečného prodlení. Ve mezidobí může funkci fakultního ombudsmana zastávat ombudsman univerzitní.

Článek 4
Neslučitelnost a střet zájmů

1. Funkce ombudsmana je neslučitelná s jiným pracovně právním vztahem na JU.
2. Ombudsman je povinen předcházet střetu zájmů. Pokud by nastala situace, jež může ohrozit nezávislost a nestrannost ombudsmana (např. má řešit podnět týkající se osoby, k níž má blízký osobní nebo pracovně podmíněný vztah), ombudsman tuto skutečnost neprodleně oznámí děkanovi a předsedovi Akademického senátu fakulty. Ombudsman se v takovém případě zdrží jakýchkoliv úkonů v dané věci. Děkan po konzultaci s fakultním senátem rozhodne o dalším postupu – buď případ svěří dočasně jiné pověřené osobě (viz čl. 3 odst. 6), nebo přijme jiné opatření k zajištění objektivity šetření.

Článek 5
Náplň činnosti ombudsmana

1. Ombudsman zejména prošetřuje jednotlivé podněty členů akademické obce (resp. dalších oprávněných osob dle čl. 2 odst. 1). Při tom postupuje metodicky v rámci fakulty jako celku a podílí se na vytváření podmínek pro bezpečné a respektující prostředí. Konkrétním podnětům se ombudsman věnuje, má-li na jejich základě důvodné podezření, že došlo nebo by mohlo dojít k porušení práv dotčené osoby či narušení pracovního či studijního sociálního bezpečí nebo že jiný orgán fakulty nepostupoval v souladu s právními či vnitřními předpisy, případně není dán žádný jiný příslušný orgán k řešení věci.
2. Hlavní činnosti ombudsmana při plnění jeho poslání zahrnují zejména:
   a) Prošetřování podnětů podaných studujícími, zaměstnanci či dalšími osobami dle čl. 2 odst. 1 – se zaměřením na případy podezření ze šikany, diskriminace, sexuálního obtěžování, nerovného zacházení, střetu zájmů, neoprávněných postihů, nedůvodných průtahů nebo nečinnosti orgánů fakulty, porušování zákonných či vnitřních předpisů, popřípadě dalších podobných nežádoucích jevů namířených proti důstojnému a rovnému zacházení.
   b) Prošetřování z vlastní iniciativy – ombudsman je oprávněn zahájit šetření i bez konkrétního podnětu, pokud se hodnověrně dozví o skutečnostech nasvědčujících existenci jevů uvedených pod písm. a) (např. z více neformálních stížností, z podnětů v univerzitních či fakultních anketách apod.).
   c) Poskytování pomoci a poradenské činnosti – ombudsman nabízí důvěrné poradenství osobám, které se na něj obrátí, a pomáhá jim nalézt vhodný způsob řešení problému. V případě, že daná záležitost spadá lépe do působnosti jiného orgánu či instituce, ombudsman stěžovatele na takový orgán odkáže či zprostředkuje kontakt.
   d) Mediace a smírné řešení konfliktů – zjistí-li ombudsman, že mezi stranami problému jde o konflikt či nedorozumění, snaží se o jejich smíření. Poskytuje oběma stranám podporu, moderuje komunikaci a navrhuje kompromis, pokud je to na místě. Pokud obě strany souhlasí, může ombudsman zvolit neformální urovnání formou mediačního jednání, případně za účasti nadřízené osoby. Uzavřou-li strany dohodu, ombudsman pomůže s její formulací a zajistí její evidenci.
   e) Předkládání návrhů na systémová zlepšení – na základě poznatků z jednotlivých případů ombudsman identifikuje opakující se problémy a předkládá děkanovi i dalším orgánům fakulty doporučení ke změnám v organizačních postupech, vnitřních normách či opatřeních, které by přispěly k posílení sociálního bezpečí a kultivaci prostředí.
   f) Metodická činnost – ombudsman metodicky působí v otázkách ochrany práv, slušného akademického prostředí a prevence nežádoucích jevů. Vydává po dohodě s děkanem metodické pokyny nebo doporučení např. k prevenci a řešení šikany na pracovišti, k procesu vyřizování stížností na fakultách apod. Může též organizovat či navrhovat školení, semináře a další osvětové aktivity pro studující a zaměstnance v oblasti rovného zacházení a proti obtěžování.
   g) Další úkoly – ombudsman plní i další činnosti, které mu svěří děkan či Akademický senát fakulty po dohodě (např. vypracování koncepční analýzy k určitému tématu). Děkan ani Akademický senát fakulty však není oprávněn ukládat ombudsmanovi takové úkoly, které by byly v rozporu s nezávislostí ombudsmana nebo by jej nadměrně zatěžovaly na úkor jeho hlavní činnosti (šetření podnětů).
3. Ombudsman svými závěry a doporučeními nenahrazuje rozhodnutí jiných orgánů fakulty. Není oprávněn rušit či měnit rozhodnutí děkana, vedoucích pracovišť či jiných odpovědných osob. Nevykonává funkci správního orgánu, nerozhoduje o právech a povinnostech studujících či zaměstnanců, nejedná namísto disciplinárních a etických komisí ani nemá přímé pravomoci zasahovat do pracovněprávních vztahů. Jeho rolí je nabízet nezávislý pohled, doporučení a usnadňovat spravedlivé vyřešení situace; konečná rozhodnutí o opatřeních náleží kompetentním orgánům fakulty (vedení fakulty, případně rektorovi, komisím, senátům atd.).
4. Ombudsman má právo na nezbytnou součinnost všech osob na fakultě (viz čl. 7) a zároveň povinnost postupovat tak, aby jeho činnost nezpůsobila újmu zúčastněným stranám. Zejména je povinen volit takové postupy, které co nejméně zatěžují dotčené osoby (nenutí je opakovaně vypovídat víc, než je nutné apod.), chránit dobré jméno fakulty a univerzity, pokud není v přímém rozporu s potřebou věc řádně objasnit.

Článek 6
Postup podání, přijímání a vyřizování podnětů

 1. Podání podnětu
Podnět ombudsmanovi lze podat:

   a) fyzicky/online svým jménem – zejména e-mailem, dopisem či interní poštou adresovanou na pracoviště ombudsmana,
   b) fyzicky/online anonymně – prostřednictvím anonymní fyzické schránky nebo online prostřednictvím aplikace FaceUp,
   c) ústně svým jménem – do protokolu pod svým jménem (tj. nadiktovat podnět ombudsmanovi, který jej zaznamená),
   d) ústně anonymně – do protokolu anonymně (tj. nadiktovat podnět ombudsmanovi, který jej zaznamená).

 2. Náležitosti podnětu
Podnět by měl obsahovat:

   a) identifikaci osoby podávající podnět (jméno, příjmení, pozice – např. student 2. ročníku, odborný asistent na katedře XY apod. – a kontakt, není-li podáváno z univerzitního e-mailu),
   b) označení osoby či součásti, které se podnět týká (je-li to relevantní),
   c) popis rozhodných skutečností – co se stalo nebo děje, v čem oznamovatel spatřuje problém, případně jaká práva považuje za ohrožená či porušená. Doložit je možné také případné důkazy a formulovat očekávání, která má oznamovatel od práce ombudsmana.

   3. Nepřípustnost podnětu
Ombudsman vyzve oznamovatele k doplnění podnětu, je-li nesrozumitelný, neurčitý nebo neúplný. Pokud oznamovatel ve stanovené lhůtě podání nedoplní, ombudsman jej odloží.

Ombudsman může podnět odložit bez věcného šetření, jestliže shledá, že:

   a) podnět nespadá do působnosti ombudsmana podle čl. 2 odst. 2 a 3 (např. jde o spor výhradně vědecko-odborného charakteru nebo spor, který má řešit jiný orgán dle zákona či interních pravidel univerzity či fakulty),
   b) jde o zjevně bezdůvodný nebo šikanózní podnět – tj. podání zneužívající institutu ombudsmana k poškození jiných osob nebo opakovaný podnět téhož oznamovatele bez nových relevantních skutečností,
   c) věc již byla pravomocně rozhodnuta příslušným orgánem (např. soudem, přestupkovou komisí) nebo řádně vyřízena v rámci vnitřních mechanismů a podnět nepřináší žádné nové okolnosti,
   d) oznamovatel zjevně nevyužil řádné opravné prostředky či formální postupy, které má v dané věci k dispozici (např. nepodal stížnost na vedoucího podle pracovního řádu, neodvolal se proti rozhodnutí atd.), ledaže oznamovatel uvede, že se obává podjatosti či neúčinnosti těchto prostředků.

V případě odložení podnětu uvědomí ombudsman písemně oznamovatele o důvodu odložení, je-li mu oznamovatel známý.

 4. Šetření podnětu
Neshledá-li ombudsman důvod k odložení, zahájí šetření. Ombudsman provádí šetření bez zbytečného odkladu – snaží se učinit potřebné kroky co nejrychleji s ohledem na okolnosti případu. Standardní lhůta pro vyřízení podnětu (od jeho přijetí do informování oznamovatele o výsledku) je 60 dnů. Ve zvlášť složitých případech může být lhůta přiměřeně překročena; pokud šetření trvá déle než 60 dnů, ombudsman informuje oznamovatele o tomto faktu a průběžně sděluje, v jaké fázi se řešení nachází.

5. Způsob šetření
Ombudsman postupuje při šetření objektivně, diskrétně a s patřičnou empatií vůči dotčeným osobám. Dává možnost vyjádřit se oznamovateli i všem osobám, proti nimž podnět směřuje. Od těchto osob či orgánů si vyžádá vyjádření a případně další podklady. Všichni studenti, zaměstnanci a orgány fakulty jsou povinni poskytnout součinnost – viz čl. 7 odst. 1. Ombudsman může v průběhu šetření pořádat společná jednání se stranami konfliktu (je-li to účelné a obě strany s tím souhlasí), navštívit pracoviště, kterého se podnět týká, nahlížet do související dokumentace apod. Má rovněž právo využít odborných konzultací – např. požádat o právní radu, názor psychologa nebo jiného experta o posouzení situace. V závažných nebo komplexních případech může ombudsman navrhnout děkanovi ustavení ad hoc poradní komise k prošetření věci; děkan buď komisi zřídí, nebo rozhodne věc ponechat v kompetenci ombudsmana a své rozhodnutí odůvodní.

 6. Zvláštní režimy
Pokud si oznamovatel (dotčená osoba) výslovně nepřeje prozradit svou totožnost jiným orgánům nebo osobám, ombudsman učiní veškerá opatření k zachování její anonymity. V takovém případě ombudsman jedná osobně jménem této osoby – komunikuje se subjekty, jichž se stížnost týká, sám, bez uvedení jména oznamovatele. Tuto možnost lze uplatnit, pokud anonymizace nebrání efektivnímu řešení problému. Jestliže by důvěrný postup znemožňoval vyřešení věci (např. nelze vůbec objasnit okolnosti bez odhalení identity), ombudsman na to oznamovatele upozorní a probere s ním další možnosti. Oznamovatel může kdykoliv souhlas s odhalením své totožnosti dát dodatečně.

 7. Jednání se stranami a náprava
Směřuje-li podnět proti konkrétní osobě nebo jejím nadřízeným, snaží se ombudsman vyřešit věc nejprve přímým jednáním s touto osobou. Upozorní ji na existenci stížnosti, popíše problémy, které jsou namítány, a vyzve ji k vyjádření či případnému zjednání nápravy. Směřuje-li podnět proti určitému orgánu nebo pracovišti (např. katedře, oddělení), jedná ombudsman s vedoucí osobou nebo jiným pověřeným zástupcem tohoto pracoviště obdobně. Pokud dojde k nápravě (např. omluva, dohoda o zlepšení chování, odstranění nesprávného rozhodnutí apod.), ombudsman zpravidla uzavře věc smírně. Nebyla-li zjednána náprava, je ombudsman oprávněn případ eskalovat nadřízené úrovni. V případě stížnosti na zaměstnance se obrátí na jeho nadřízeného vedoucího pracovníka pracovnici v případě stížnosti na vedoucího pracovníka nebo kolektivní orgán (např. komisi) se obrátí na děkana fakulty nebo ředitele součásti, popř. přímo na rektora.

 8. Stížnosti na vedoucí funkcionáře
Směřuje-li podnět proti děkanovi fakulty, ombudsman věc řeší přímo s touto osobou jen do té míry, do jaké to považuje za účelné (např. vyžádá její vyjádření). Dále však informuje rektora a konzultuje další postup s ním. Rektor může zvážit, zda nezadat prošetření stížnosti zvláštní komisí (mimo dotčenou fakultu), nebo neučinit jiné opatření. Směřuje-li podnět proti rektorovi, ombudsman o tom uvědomí předsedu Akademického senátu univerzity a předá mu k posouzení všechny potřebné informace. Senát může následně navrhnout další postup. Ombudsman v takovém případě neposkytuje rektorovi citlivé informace z šetření, pokud senát nerozhodne jinak.

 9. Výstup šetření
Po uzavření šetření každého podnětu vyhotoví ombudsman závěrečnou zprávu o prošetření. Ta obsahuje shrnutí zjištěných skutečností, posouzení, zda došlo k pochybení či nevhodnému jednání, a případně doporučení opatření k nápravě. Ombudsman doručí tuto zprávu oznamovateli a osobě či orgánu, kterého se podnět týkal. Dalším dotčeným osobám doručí zprávu, pokud to považuje za nutné s ohledem na povahu věci. Pokud je součástí řešení dohoda o smírném urovnání (viz odst. 7), ombudsman vyhotoví záznam dohody podepsanou oběma stranami a založí ji pro evidenci (není-li důvod ji archivovat jinde). Při předávání zprávy ombudsman vždy připomene povinnost mlčenlivosti a nabádá příjemce, aby se obsahem nakládalo diskrétně a citlivě.

 10. Nápravná a navazující opatření
Pokud ombudsman shledal pochybení a navrhl opatření k nápravě, příslušný vedoucí zaměstnanec, případně děkan učiní bez zbytečného odkladu kroky k realizaci nápravy. Nemůže-li takový odpovědný činitel z vážných důvodů ombudsmanovo doporučení přijmout, předá do 14 dnů ombudsmanovi písemné vysvětlení. Každý orgán fakulty má právo odmítnout doporučení ombudsmana, pokud je přesvědčen, že by jeho realizace byla v rozporu s právními předpisy nebo oprávněnými zájmy fakulty či univerzity; své důvody však musí ombudsmanovi objasnit. Ombudsman eviduje, jak bylo s jeho doporučeními naloženo, a v případě potřeby na to upozorní v pravidelné zprávě Akademický senát fakulty a pokud by docházelo k systematickému neplnění doporučení informuje děkana, rektora či Akademický senát JU.

 11. Nespokojenost s postupem ombudsmana
Domnívá-li se oznamovatel nebo osoba, proti níž podnět směřoval, že ombudsman při vyřizování podnětu nepostupoval řádně nebo dostatečně rychle, může podat žádost o přezkoumání postupu ombudsmana děkanovi anebo Akademickému senátu fakulty. Tuto žádost je třeba podat do 30 dnů od obdržení závěrečné zprávy ombudsmana. Tyto orgány žádost posoudí, a pokud shledá některý z nich pochybení v procesu šetření, může doporučit ombudsmanovi opětovné (či doplňující) prošetření, případně pověřit jinou osobu přezkumem závěrů. Pokud by stížnost směřovala proti činnosti ombudsmana v případě podle odst. 8 věty první (podnět proti děkanovi), adresuje se žádost Akademickému senátu fakulty, který rozhodne o dalším postupu (např. ustanoví ad hoc komisi k přezkumu postupu ombudsmana).

Článek 7
Práva a povinnosti při výkonu funkce

 1. Právo na součinnost
Ombudsman je oprávněn požadovat od všech orgánů, útvarů a zaměstnanců fakulty poskytnutí informací a spolupráce, které jsou potřebné k jeho činnosti. Zejména má právo nahlížet do spisů, dokumentace a evidencí, které souvisejí s prošetřovaným případem; vyžádat si písemná vysvětlení a stanoviska od osob, jichž se případ týká; klást otázky studujícím, zaměstnancům fakulty a zvát si je k rozhovoru; účastnit se (po dohodě) jednání akademických orgánů, která mají přímý vztah k šetřenému podnětu; vstupovat do prostor fakulty v souvislosti s šetřením apod. Všichni zaměstnanci studující a orgány fakulty jsou povinni poskytnout ombudsmanovi součinnost nezbytnou k naplnění jeho oprávnění. Odmítnout součinnost mohou pouze z oprávněných a odůvodněných důvodů (např. zákonná povinnost mlčenlivosti, ke které se na ombudsmana nevztahuje výjimka). V případě sporu o rozsah povinnosti součinnosti rozhodne děkan. Odmítnutí součinnosti bez zákonného důvodu je považováno za porušení povinnosti zaměstnance či studenta a může být řešeno disciplinárně; ombudsman navíc tuto skutečnost zaznamená ve své zprávě o prošetření.

 2. Přístup k informačním systémům
Ombudsman má právo v mezích nezbytných pro šetření konkrétního podnětu nahlížet také do elektronických záznamů univerzity – např. do studijní evidence, spisové služby, interních databází – pokud je to nutné k objasnění stížnosti a pokud tím nedojde k nepřiměřenému zásahu do soukromí jiných osob. Správci příslušných informačních systémů jsou povinni ombudsmanovi na požádání zajistit přístup k datům, jež potřebuje a na něž má daná osoba jinak nárok (např. záznamy o průběhu zaměstnání stěžovatele, o studijních výsledcích apod.). O každém takovém nahlédnutí učiní ombudsman záznam, který bude součástí zprávy o prošetření.

 3. Nezávislý přístup k spisům
Veškeré dokumenty, spisy a záznamy týkající se jím vyřizovaných podnětů spravuje ombudsman odděleně od běžných evidencí fakulty. Ombudsman má oprávnění zpracovávat i osobní údaje nezbytné k vyřízení podnětu (včetně zvláštní kategorie údajů, např. o zdravotním stavu, pokud se takový údaj týká stížnosti) – činí tak v souladu s platnými právními předpisy o ochraně osobních údajů a v rozsahu nezbytném pro naplnění účelu šetření. Dokumenty a informace ze spisu může ombudsman zpřístupnit třetím osobám jen, pokud je to nutné k prošetření (viz čl. 1 odst. 4) nebo s výslovným souhlasem dotčených osob. Evidence podnětů je vedena ombudsmanem důvěrně; fakultní či univerzitní evidence stížností vedené jinými útvary do ní nezasahují.

 4. Nezávislost na vedení
Ombudsman není nikomu podřízen v rámci hierarchie řízení univerzity nebo fakulty. Děkan a další orgány fakulty jsou povinni respektovat ombudsmanovu nezávislost. Děkan může ombudsmanovi zadat podnět k prověření určité záležitosti nebo k vypracování analýzy (např. pokud získá informace o možném systémovém problému), avšak děkan nemůže ombudsmanovi přikazovat, jaké závěry má učinit, ani zasahovat do konkrétních šetření probíhajících z podnětu jiných osob.

 5. Spolupráce s orgány fakulty
Ombudsman v rámci své činnosti spolupracuje s dalšími orgány a iniciativami na fakultě v zájmu podpory rovného a bezpečného prostředí. Zejména pravidelně komunikuje s proděkany fakulty a předsedou Akademického senátu fakulty, přičemž sdílí obecné poznatky a doporučení pro zlepšení procesů. Na požádání může být ombudsman přizván na jednání kolegia děkana nebo jiných poradních sborů, pokud se projednává agenda související se sociálním klimatem na univerzitě. Ombudsman však není členem těchto orgánů a jeho účast je v roli poradní (s hlasem poradním).

 6. Vztah k etickým a disciplinárním orgánům
Zjistí-li ombudsman skutečnosti nasvědčující, že došlo k porušení Etického kodexu fakulty, má právo podat podnět k prošetření děkanovi fakulty, Akademickému senátu fakulty nebo  Etické komisi univerzity. Ombudsman může požádat předsedu o přizvání na jednání Etické komise (s hlasem poradním). Jestliže by stížnost směřovala proti postupu či rozhodnutí Etické komise, ombudsman po prošetření sdělí své závěry předsedovi Etické komise a rektorovi. Obdobně zjistí-li ombudsman podezření na závažné porušení povinností zaměstnance, které by mohlo být důvodem pro kázeňské opatření či výpověď, informuje příslušného vedoucího a děkana. V případě studujících může ombudsman dát podnět děkanovi ke zvážení zahájení disciplinárního řízení (např. pokud by při šetření šikany mezi studujícími vyšlo najevo hrubé porušení vnitřního předpisu studující osobou). Ombudsman nicméně sám nepřebírá role etických a disciplinárních orgánů – jejich činnost neduplikuje, ani nepřezkoumává jejich rozhodnutí (vyjma řešení stížností na proces, viz čl. 2 odst. 3 a čl. 6 odst. 3 písm. d).

 7. Organizační zařazení a zdroje
Z administrativně-ekonomického hlediska je pozice ombudsmana zařazena pod Akademický senát. Ombudsmanovi je zajištěno odpovídající pracovní zázemí (kancelář) a přístup k administrativní podpoře, kterou poskytne sekretariát fakulty. Odměnu ombudsmana stanoví děkan fakulty. Ombudsman informuje děkana a předsedu Akademického senátu fakulty o případných speciálních požadavcích (např. školení, externí konzultace) a po schválení je jejich financování je pokryto z rozpočtu fakulty.

Článek 8
Vztah k univerzitě

1. Fakultní ombudsman úzce spolupracuje s univerzitním ombudsmanem, který plní zejména metodickou, koordinační a konzultační roli. Univerzitní ombudsman poskytuje fakultnímu ombudsmanovi podporu v otázkách interpretace zásad rovného zacházení, ochrany před diskriminací a zachování důvěrnosti, a napomáhá při sjednocování standardů ombudsmanské
2. činnosti v rámci univerzity.
   Fakultní ombudsman může konzultovat jednotlivé případy s univerzitním ombudsmanem, pokud to považuje za vhodné a pokud tím není dotčena důvěrnost případu. V případě podnětů, které přesahují rámec fakulty (např. systémové problémy, podněty týkající se vedení fakulty, univerzitních orgánů nebo mezifakultní spolupráce), fakultní ombudsman univerzitního ombudsmana informuje a konzultuje další postup.
3. Univerzitní ombudsman není fakultnímu ombudsmanovi nadřízen a nezasahuje do individuálního rozhodování v konkrétních případech. Fakultní ombudsman je však může sdílet (v anonymizované či agregované podobě) poznatky o obecných trendech a systémových problémech, které mohou být zohledněny při tvorbě celouniverzitních doporučení.
4. Při kompetenčních nejasnostech mezi fakultním a univerzitním ombudsmanem usilují obě strany o vstřícnou dohodu; nedojde-li k dohodě, záležitost řeší rektor ve spolupráci s příslušným děkanem. Do vyjasnění příslušnosti spolupracují fakultní a univerzitní ombudsman s cílem neodkládat řešení případu.

Článek 9
Zprávy o činnosti

1. Ombudsman zpracovává průběžně evidenci o přijatých podnětech a o způsobu jejich vyřízení. O každém podnětu vyhotoví interní spis s dokumentací šetření a závěrečnou zprávou. Tyto dokumenty uchovává odděleně a zabezpečeně (viz čl. 7 odst. 3).
2. Jednou za kalendářní čtvrtletí předkládá ombudsman děkanovi průběžnou zprávu o své činnosti. Ta obsahuje souhrnný přehled podaných podnětů (bez uvedení jmen, pouze s dostatečně anonymizovaným popisem případů), popis trendů či opakujících se problémů, a případná doporučení pro vedení fakulty k systémovým opatřením. Děkan projedná obsah zprávy na nejbližším zasedání vedení fakulty a informuje ombudsmana o přijatých opatřeních či stanovisku vedení.
3. Nejpozději do 28. února každého roku vypracuje ombudsman roční zprávu o své činnosti za předchozí rok. Tuto zprávu předloží k projednání Akademickému senátu fakulty na jeho nejbližším zasedání. Výroční zpráva obsahuje: celkový počet přijatých podnětů, členění podle typů (studijní záležitosti, pracoviště, povaha problému apod.), obecný popis vyřešených případů a jejich výsledků (anonymizovaně), přehled odložených či nevyřešených podnětů s uvedením důvodů, a doporučení pro zlepšení prostředí na fakultě. Zahrnuje též vyhodnocení dosavadního fungování institutu ombudsmana a návrhy na jeho případné zlepšení. Po projednání senátem je výroční zpráva zveřejněna ve veřejné části webu fakulty (v anonymizované podobě, která znemožňuje identifikaci konkrétních osob).
4. Ombudsman se může na vyzvání zúčastnit zasedání Akademického senátu fakulty a podat podrobnější vysvětlení ke zprávě nebo k jednotlivým zjištěním. Může také průběžně navrhovat senátu fakulty úpravy vnitřních předpisů či zásad, pokud při výkonu funkce narazí na systémové nedostatky (např. nejasnosti v předpisech z hlediska rovného přístupu apod.).

Článek 10
Vymezení pojmů

1. Oznamovatel
   Označuje osobu, která se obrací na fakultního ombudsmana s podnětem – ať už v roli osoby přímo zasažené, nebo jako svědecká osoba, která se stala svědkem nevhodného, nerovného či jinak problematického chování. Oznamovatelem může být kdokoli z akademické obce nebo zaměstnanců, kdo se rozhodne situaci sdílet. Tato osoba má nárok na důvěrné a bezpečné zacházení a její totožnost nesmí být bez jejího souhlasu sdělena jiným aktérům případu.
2. Oznámená osoba
   Jedná se o jednotlivce, jehož chování je v podnětu popsáno jako potenciálně závadné, nevhodné či neetické. Oznámená osoba může být součástí zaměstnaneckého kolektivu, studujícím nebo jiným členem univerzitní komunity. V žádné fázi procesu není automaticky považována za vinnou – zachování nestrannosti a ochrana jejích práv jsou klíčovou součástí řízení.
3. Dotčená osoba
   Tento pojem označuje osobu, která byla jednáním popsaným v podnětu zasažena, ale sama podnět nepodala. Může jít např. o situaci, kdy za ni podnět nahlásí jiná osoba z jejího okolí. Dotčená osoba má právo být informována o průběhu řešení a může (ale nemusí) vstoupit do procesu. Její zapojení je vždy dobrovolné a chráněné zásadou důvěrnosti.
4. Svědek
   Osoba, která má přímou nebo zprostředkovanou znalost situace popsané v podnětu – např. byla přítomna události, slyšela o ní od více osob nebo má jiný důležitý kontext. Svědecké výpovědi jsou cenným podkladem pro šetření a jsou chráněny stejnými zásadami jako ostatní vstupy: důvěrností, ochranou identity a zamezením jakékoli odvety.

Článek 11
Závěrečná ustanovení

1. Všichni účastnící řízení, kteří na základě tohoto opatření jakkoli vejdou do styku nebo jsou seznámeni s citlivými informacemi týkající se práce ombudsmana jsou povinni zachovávat mlčenlivost o všech skutečnostech, které se dozví, a to i po jejím skončení. Ombudsman má v rámci své funkce právo vyžadovat písemný souhlas mlčenlivosti od všech dotčených/zúčastněných osob.
2. Toto opatření nabývá účinnosti dnem 30. prosince 2025.

V Českých Budějovicích

prof. RNDr. František Vácha, Ph.D.
              děkan PřF JU